العمل عن بعد كان موجودًا منذ زمنٍ بعيد، قبل ظهور جائحة فيروس كورونا. لكن حالات الإغلاق الكاملة التي انتشرت في أرجاء العالم أجبرت المنشآت على إغلاق مكاتبها. مما أدّى إلى تحوّل العمل عن بعد إلى ظاهرة منتشرة على نطاقٍ واسع.

بعد اجتياز صدمة الإغلاق المفاجئ، باتت المنشآت الآن تمتلك فكرةً أفضل حول نوعية العاملين المطلوبين أكثر من غيرهم وما يمكن تحقيقه أثناء العمل عن بعد.

وهذا يتضمّن وضع سياسات جديدة. مثل إلزام الموظفين بإبقاء حسابات Skype مفتوحة، والتواجد خلال أوقات معينة من اليوم. إلى جانب تلبية التوقعات بالإجابة على الهاتف والرد على رسائل البريد الإلكتروني. وفي بعض الأحيان، كان ذلك يعني تذكير العاملين بأنّه لا بأس من سماع ضجيج الأطفال في الخلفية أثناء إجراء مكالمة عمل إبان الجائحة.

ويوفّر برنامج يونوفا لإدارة الموارد البشرية مثلًا شبكةً داخلية للتواصل بين مختلف الأقسام بصورةٍ أسهل وأسرع.

وعلى المدى البعيد، فمن المحتمل أنّ إدراك إمكانية تنفيذ الكثير من مهام العمل عن بعد سيساعد الموظفين على توفير الساعات الطويلة التي يقضونها في التنقّل إلى مكان العمل واستعادة التوازن بين العمل والحياة.

المتطلبات القانونية

من المرجح أن يكون لديك بعض الأفراد الذين يفكرون في العيش خارج البلاد، أو العودة إلى العيش في وطنهم الأم في بعض الحالات. لذا يجب إبلاغ الموظفين بالتداعيات القانونية لقضاء فترات مطولة في العمل عن بعد من دولٍ أخرى، ووضع حدٍ زمني (شهرٌ واحد بحدٍ أقصى هي فترةٌ كافية).

ناقش أمورًا مثل المناطق الزمنية المختلفة، وقدرتهم على حضور الاجتماعات، وتلبية توقعات العملاء داخليًا، وعدم نسيان القواعد المتعلقة بالعمل الليلي. ومن الأفضل إعلام فريقك بذلك في أسرع وقتٍ ممكن حتى يتمكن الأفراد من التخطيط وفقًا لذلك.

أدوات التواصل

فكّر في الأدوات القياسية التي ترغب من شركتك أن تستخدمها عند التواصل، مثل: Slack، وYammer، والبريد الإلكتروني، وMicrosoft Teams، وZoom، وWhatsapp. وتأكّد من معرفة الجميع بوضوح لطبيعة الأدوات المستخدمة على نطاقٍ واسع داخل المنشأة، وتوقيت وكيفية استخدامها.

وإذا كانت لديك عمليات معقّدة، أو فريق عمل دولي، أو تتعامل مع بيانات حساسة بصفةٍ مستمرة، فينصح أيضًا بوضع سياسة للتواصل وتبادل البيانات وتنفيذ بعض التدريب الثقافي.

مجالات الدعم

من الضروري التفكير في طبيعة الدعم الذي سيحتاجه فريقك. إذ يدور الكثير من الحديث مؤخرًا حول الصحة العقلية والرفاه الشامل. لذا عليك علاج بعض المشكلات الكبرى مثل: الوحدة، والعزلة، والقلق، والاكتئاب.

وداخل المكاتب التي تشاهد تواصلًا شخصيًا مستمرًا، سيسهل عليك رصد من يعانون من مشكلة حقًا. ومن الضروري أن تكون استباقيًا في التواصل معهم ومنحهم الدعم السلبي عن طريق الأدلة والملخصات الموجودة على الإنترنت، وتمكينهم من الوصول إلى المستشارين والتطبيقات المفيدة.

علاوةً على ذلك، عليك تقديم بعض النصح حول كيفية إعداد مساحة العمل عن بعد لتجنّب مختلف الإصابات.

دور التقنية

تجلّت أهمية التقنية في عام 2020 عقب ظهور الحاجة للتباعد الاجتماعي والعمل عن بعد حفاظًا على سلامة الجميع.

ومن هذا المنطلق، باتت برامج إدارة الموارد البشرية عنصرًا فاعلًا وحيويًا في تنفيذ سياسات متماسكة تساعد في استمرارية المنشآت. حيث توفّر الأتمتة الكثير من الوقت، وتزيد سلاسة سير العمليات. إلى جانب تقديم مزايا مثل تسجيل الحضور عن بعد باستخدام الموقع في برنامج يونوفا.

كما يساعد برنامج يونوفا الموظفين عن طريق مكتب مساعدة الموارد البشرية. إذ يسهل على الموظفين التواصل بشكلٍ فوري مع إدارة الموارد البشرية لعرض مشكلاتهم وتقديم الطلبات.

اضغط علي الرابط لتسجيل تجربة مجانية ل برنامج ادارة الموارد البشرية يونوفا