اخطاء الرواتب

أخطاء الرواتب لن تضر أرباح شركتك فقط، بل تؤثر سلباً على موظفيك أيضاً.

أهم النقاط:

– أخطاء الرواتب التي يواجها المديرون يومياً.

– أخطاء الرواتب التي يجب على الموظفين الانتباه عليها.

– استخدام الأتمتة لتجنب أخطاء الرواتب.

مازلت تعتمد على الأساليب اليدوية في متابعة الموظفين؟ مازلت تستخدم جداول الدوام لحساب الرواتب؟ إذاً فإن شركتك مُعرضة للنهب. وقد تكون أنت عُرضة للمساءلة القانونية وعقوبات الضرائب. مثل هذه الأخطاء يرتكبها نحو 33% من أصحاب الأعمال تكلفهم المليارات سنوياً. وذلك حسب دراسة صادرة من مصلحة الضرائب الأمريكية.

فيما أظهرت أبحاث جمعية الرواتب الأمريكية أن معدل الخطأ لدى الشركات التي تعتمد أساليب يدوية في متابعة الوقت يتراوح بين 1% و8%. بينما تتكبد 80% من الشركات الصغيرة غرامات ضريبية لسوء إدارة كشوف الرواتب. وقد أكد مدير العلاقات الحكومية بالجمعية بيل دان أن الأخطاء تظل واردة وإن لم تكن شائعة.

أخطاء الرواتب التي يواجها المديرون يومياً.

كصاحب شركة صغيرة، فأنت تبذل قصارى جهدك لإدارة الرواتب بشكل فعال يخلو من الأخطاء. إلا أن ذلك قد لا يكون كافياً في بعض الأحيان، وربما لن يحول دون وقوع الأخطاء. ذلك لأن الوقت المستهلك في إدارة الرواتب والكشوفات يدوياً قد يكلفك الكثير من الأموال. وقد تزداد مع الوقت. عوضاً عن ذلك يمكنك استثمار أموالك في نظام آلي يخلصك من أخطاء الرواتب من خلال المتابعة الآلية للوقت وكشوف الحضور.

أخطاء الرواتب التي يجب على الموظفين الانتباه عليها.

تجنب خسارة الأموال التي عملت بجد من أجلها وذلك من خلال مراجعة كشف راتبك بانتظام مع التركيز على:

– إجمالي وصافي الراتب، هل ترى أية تغييرات؟

– هل تم احتساب راتبك بالشكل الصحيح؟ إذا كنت تعمل بالساعة، فهل تحصل على أجر جميع الساعات التي عملتها؟ وإذا كنت موظفاً بأجر، فهل تم احتساب راتبك بدقة؟

– قيمة الضرائب المقتطعة من الراتب.

– هل يتم اقتطاع المزايا الأخرى مثل الرعاية الصحية، التأمين على الحياة وغبرها بشكل صحيح؟

بالإضافة إلى ذلك عليك أن تبقى أنت ومديرك على إطلاع دائم بتغييرات قوانين العمل والالتزام بها. في حال واجهتك أياً من تلك الأخطاء، فلا تتردد في التوجه إلى قسم الموارد البشرية على الفور. وساهم في تجنب تكرار أخطاء الرواتب مستقبلاً. فالهدف هو إصلاح الأخطاء قبل أن تخرج عن السيطرة.

فيما يلي أبرز مشكلات الأساليب التقليدية في متابعة الوقت:

فوضى كشوفات الرواتب.

من أكبر مشكلات السجلات الورقية هي صعوبة الاحتفاظ بنسخ احتياطية محدثة. كما أنها أكثر قابلية للتلف أو الفقدان، غير أنها عُرضة للتلاعب. على عكس الكشوفات الرقمية، التي توفر سهولة التخزين على السحابة، نسخ احتياطية، صعوبة التلاعب مع إمكانية التحديث باستمرار.

أخطاء احتساب أجور الوقت الإضافي.

كصاحب شركة صغيرة، عليك التأكد من احتساب الوقت الإضافي بدقة؛ حيث أن أجور الوقت الإضافي تختلف كلياً عن الأجور المعتادة. كما أن عدم دفع الأجر الإضافي بالشكل الصحيح يتركك عُرضة للغرامات والفوائد في بعض الأحيان. تختلف أيضاً طريقة احتساب أجور الوقت الإضافي. فإن العامل قد يتقاضى حوالي 1.5 من أجره المعتاد عند العمل لساعات إضافية. لذلك يعد احتساب أجور الوقت الإضافي بالشكل الصحيح خطوة أساسية في مواجهة أخطاء الرواتب.

النزاعات حول الإجازة/ العمل أثناء الإجازات.

مهما اختلفت أدوات متابعة كشوف الرواتب والوقت من جداول للدوام، توقيت وتقارير الموظفين تبقى فرص حدوث أخطاء وتداخل قائمة. مما يكلفك الكثير من الأموال غير الضرورية. ربما تكتشف تلك الأخطاء أو لا يتم ملاحظتها بما يكبدك مزيد من المال. كذلك فإن الظروف الاستثنائية قد تحدث. فربما يضطر أحد الموظفين إلى العمل أثناء الإجازة لإتمام مهمة عاجلة. قد تكون المتابعة سهلة إن كان عدد الموظفين محدوداً. لكن مع تكرار المواقف ونمو القوى العاملة لديك فستكون أمام تحدي كبير. ومن هنا فإن استخدام نظام تتبع آلي سهل الولوج من الأجهزة المختلفة يسهل عليك متابعة ساعات العمل. وبالتالي إدارة كشوف الرواتب بالشكل الأمثل.

الأخطاء البشرية.

تبقى الأخطاء البشرية من أكبر المخاطر على كشوف الرواتب. فلا يمكن القضاء عليها 100%، فقط تقليلها. وهي واردة في جميع الأحوال. لذلك تعد الأتمتة الحل الأمثل لمواجهة تلك المشكلة. فاستبعاد التدخل البشري والاعتماد على الاحتساب الآلي للأجور يضمن نسبة خطأ تكاد تكون معدومة.

التلاعب في سجلات الوقت.

تعتبر من أشهر وأقدم المشكلات التي تواجه الشركات. وقد كشفت بعض الاستطلاعات أن ما يصل إلى 19% من الموظفين يتلاعبون بسجلات الوقت. وهو ما يكلف الشركات نحو 7% إضافية من إجمالي الرواتب سنوياً. ذلك يعني أن موظف من بين كل خمسة موظفين يتلاعب بالوقت. وقد يصل متوسط الساعات “المسروقة” حوالي 4 ساعات و5 دقائق أسبوعياً لكل موظف. هذه الساعات تشمل فترات الاستراحة، أوقات الأكل، المغادرة مبكراً وغيرها.

أخطاء احتساب الضريبة.

تتغير معدلات الضرائب من وقت إلى آخر. قد تحتاج إلى تحديث معدلات الضريبة لكل موظف باستمرار لتجنب الغرامات، الفوائد والعقوبات. لذلك من الضروري أن تبقى على إطلاع دائم بمعدلات الضريبة وتحديثاتها السنوية. ومن المهم أيضاً متابعة معدلات الضريبة التالية لتجنب أخطاء الرواتب: ضريبة الدخل، ضريبة الضمان الاجتماعي، ضريبة الرعاية الصحية، ضريبة البطالة وأية ضرائب إضافية تفرضها قوانين العمل. ربما تكون عملية شاقة إلا أن الاعتماد على نظام آلي سوف يوفر لك الكثير من الجهد والوقت.

التصنيف غير الصحيح للموظفين.

قد يعمل بعض الموظفون بشكل مستقل بينما يعمل البعض الآخر بدوام كامل. تختلف حسابات الأجور لكل نوع. لذلك يجب التفريق بينهما بالشكل الصحيح، وإلا سوف يكلفك أموال غير ضرورية. فعلى سبيل، لن تحتاج إلى الالتزام بالحد الأدنى للأجور أو ساعات العمل الإضافية للموظف المستقل. كذلك لن تحتاج إلى اقتطاع ضريبة من أجره. وذلك على عكس موظف الدوام الكامل الذي يحق له الحصول على هذه الحقوق كاملة. عند التصنيف الخاطئ لأنواع الموظفين، فسوف تتحمل التكلفة الضريبية لكل من الموظف وصاحب العمل بالإضافة إلى الغرامات والفوائد. ويمكن أيضاً أن يتم مطالبتك برد الأجور المتأخرة إلى الموظف.

توفر البرامج الآلية إمكانية احتساب الأجور حسب نوع العقد لكل موظف لتجنب مثل هذه الأخطاء.

القوانين والأنظمة.

لا تحب التدقيق الضريبي؟ ماذا عن دعاوي الموظفين بشأن الأجور الغير عادلة؟ ربما تعتقد أن الاحتفاظ بسجلات دقيقة لساعات عمل الموظفين أو كشوف الرواتب يشكل عبئاً إضافياً على شركتك. أو أنه مجرد إجراء بيروقراطي. إلا أن هدفها الأساسي هو حمايتك تماماً مثل حماية حقوق الموظفين. لذلك تعمل قوانين العمل على تنظيم عمليات الأجور.

قد تفضل الاعتماد على الأساليب التقليدية في تطبيق قوانين العمل. إلا أن استخدام نظام آلي يحتفظ بجميع سجلاتك يزيل هذه الأعباء عن كاهليك.

استخدام الأتمتة لتجنب أخطاء الرواتب.

التحويل إلى نظام آلي لمتابعة الحضور وإدارة كشوف الرواتب ليس مكلفاً أو معقداً كما يعتقد البعض. لن تكون بحاجة إلى شراء أجهزة مخصصة أو معقدة لمتابعة حضور أو أوقات عمل الموظفين. فقط هاتفك الجوال. فقد تم تطوير تطبيقات المحمول السحابية لتسهل عملية التتبع من خلال الموقع الجغرافي بالإضافة إلى متابعة تعديلات مواعيد الدوام وغيرها من الخصائص. كذلك تساهم البرامج الآلية مثل uKnowva في القضاء على أخطاء الرواتب. وذلك من خلال خصائص مطورة لمتابعة الحضور، أوقات العمل وكشوف الرواتب بشكل أسرع، أسهل، أكثر فاعلية بما يتماشى مع قوانين العمل.

هكذا تساعدك البرامج الآلية في تجنب أخطاء الرواتب:

1- تحديد أنظمة الدفع لأنواع الموظفين المختلفة حسب أوقات العمل المسجلة.

2- سهولة التقديم ومتابعة تعويضات السفر من خلال إدخال البيانات المطلوبة على النظام.

3- يتمكن كل موظف من الاطلاع على كشوفاته الخاصة في أي وقت ومكان باستخدام تطبيق الهاتف. كما يسهل إرسال الطلبات وتلقى إشعارات بالقبول أو الرفض.

4- سهولة ودقة تتبع أوقات الحضور وساعات العمل لكل موظف، وبالتالي دفع الأجور الصحيحة بدون أخطاء مكلفة.

اضغط علي الرابط لتسجيل تجربة مجانية ل برنامج ادارة الموارد البشرية يونوفا