برنامج إدارة الموارد البشرية أصبح أولوية عند مدراء الموارد البشرية و أصحاب الاعمال لأن المنشآت ليس لديها الكثير من الوقت لتضييعه في المهام اليدوية الأساسية والمتكررة للموارد البشرية، أو اتباع نفس العمليات المطولة مراراً وتكراراً. لكن الاستثمار في نظام لإدارة الموارد البشرية مثل يونوفا يمكّنها من أتمتة الأنشطة المملة التي تستغرق وقتًا طويلًا بسرعةٍ وسهولة، مما يسمح لأقسام الموارد البشرية بالتركيز على الأنشطة التي تضيف قيمةً أكبر.

ما هي برامج أنظمة إدارة الموارد البشرية؟

برنامج نظام إدارة الموارد البشرية هو منصة تدمج، وتدير، وتؤتمت العديد من العمليات الروتينية للموارد البشرية داخل المنشأة. وبالتالي تستطيع تأدية مجموعة متنوعة من الوظائف تشمل تنظيم وإدارة تفاصيل الموظفين والبيانات التنظيمية للمنشأة، مما يزيد سهولة الوصول إليها.

كيف تختار برنامج إدارة الموارد البشرية المناسب لمنشأتك؟

في ظل وجود العديد من البرامج في السوق، فقد لا تكون عملية اختيار نظام إدارة الموارد البشرية المتوافق مع احتياجات منشأتك بالسهولة التي تبدو عليها.

لذلك قبل أن تستقر برأيك، خذ وقتك للتفكير في إجابات بعض الأسئلة الأساسية حول كيفية استخدام منشأتك لبرنامج الموارد البشرية. على سبيل المثال، هل منشأتك الصغيرة بحاجة لنظام بسيط وسهل التطبيق يناسب ميزانيتك، مع خيار إضافة المزيد من الوظائف مستقبلًا؟ أم هل ستستفيد منشأتك أكثر بنظامٍ أشمل مع مجموعة كاملة من مزايا الموارد البشرية التي تستطيع تخصيصها بالكامل في مختلف أقسام منشأتك؟

وبغض النظر عن العناصر الأكثر أهمية لمنشأتك، فعليك دراسة الخيارات بعناية واستغلال فترة التجربة المجانية. بالإضافة إلى دورات التدريب المخصصة التي تختارها لضمان أنّ برنامج إدارة الموارد البشرية الذي اخترته يقدم الحلول المناسبة لمنشأتك.

وإليك قائمة من 10 أمور عليك التحقق منها لضمان اختيارك البرنامج المناسب:

  • هل حزمة مزايا الموارد البشرية المقدمة سهلة التفسير والاستخدام؟
  • هل يوفر البرنامج كافة المزايا التي تحتاجها، ومن ناحية أخر، هل سيتعين عليك شراء باقة مزايا منفردة إضافية تزيد من التكاليف على منشأتك؟
  • ما مدى جودة خدمة الدعم الفني المقدمة من البائع؟
  • هل ستظل بيانات الموظفين السرية آمنة؟ وبالمثل، هل يمتلك البائع شهادات أمان مثل الأيزو 27001؟
  • هل يتمتع تسعير البرنامج بالشفافية؟ أو على سبيل المثال، هل هناك مساحة لأي رسوم خفية أو نفقات جانبية صادمة؟
  • هل يقدم البرنامج مجموعة من التقارير المخصصة لتناسب طبيعة كل صناعة؟
  • هل تستطيع إنشاء تقارير مخصصة دون الحاجة إلى الترميز؟
  • ما مدى جودة قدرة البرنامج على الاندماج داخل المنشأة؟
  • هل البرنامج مرن؟ وفي نفس السياق، هل تستطيع ترقية أو تخفيض خطة اشتراكك لتلبية احتياجات المنشأة؟
  • هل يمتلك البائع قاعدة عملاء قوية؟

كيف يمنحك برنامج إدارة الموارد البشرية الجيد الأفضلية؟

لنلقي نظرة على حالة منشأة تستخدم برنامجاً لإدارة الموارد البشرية. ولأن اعتماد هذا النوع من البرامج هو قرارٌ كبير، فعليك التأكد من أنّه سيمنحك نتائج ملموسة.

1- تواصل أفضل داخل المنشأة

تدور وظيفة الموارد البشرية داخل المنشأة حول الأفراد في المقام الأول -أي توظيف أفضلهم، وتدريبهم، ودعمهم في حل أي مشكلات لتحقيق الأداء المرجو. وبالتالي برنامج مثل يونوفا يحرر مسؤولي الموارد البشرية من المهام الرتيبة، ويمنحهم الوقت للتركيز على المهام المتعلقة بالأفراد لإحداث الفارق.

2- تقليل التكاليف وأعباء الإدارة

قبل كل شيء، قسم الموارد البشرية هو المسؤول عن تنفيذ العديد من المهام بوتيرةٍ يومية، وأسبوعية، وشهرية. إذ إن مهامه تتراوح من التوظيف وتأهيل الموظفين الجدد، إلى إدارة عملية تقييم الأداء داخل المنشأة. كذلك يمكن لبرامج الموارد البشرية أن تسهل أتمتة سير العمل بسلاسة، إلى جانب تحديث التغييرات التي تطرأ على بيانات الموظفين. بالإضافة إلى قدرتها المحتملة على توفير الوقت والمال عند مقارنتها بالعمليات اليدوية.

من ناحية أخرى توفر هذه البرامج الكثير من النفقات الإدارية على المدى البعيد، وتراعي القيمة الأولية والتكاليف التشغيلية المستمرة للبرنامج. حيث من المرجح عادةً أن تحتاج لتوظيف أفراد لتنفيذ بعض أعباء الإدارة اليدوية. ولكن الأمر يختلف مع يونوفا.

3- ضمان تحليلات بيانات سريعة ومتسقة

تسهل برامج إدارة الموارد البشرية مثل يونوفا تتبع بيانات الموظفين مثل الحضور والغياب، أو معدلات التدوير، أو غيرها من مقاييس الموارد البشرية الأساسية. لذلك ستستفيد منشأتك من الوصول إلى هذه البيانات، إلى جانب تحليلها بفاعلية لدعم قرارات الأعمال المهمة وصياغة استراتيجيات العمل المستقبلية.

ما هي الوظائف الأساسية اللازم توافرها في نظام إدارة الموارد البشرية المثالي؟

في الختام، لا تأتي حزم برامج إدارة الموارد البشرية بشكلٍ واحد يناسب جميع المنشآت، بل بنموذجٍ قابل للتخصيص والتعديل حتى يلبي احتياجات منشأتك بالشكل المناسب. حيث تتمتع البرامج بمزايا متنوعة، وربما يتسنى لك اختيار المزايا التي تحتاجها في باقتك.

ولكن إليك نظرةً عامة على أهم الوظائف وأكثرها فائدة:

1- التوظيف وتأهيل الموظفين الجدد

يسمح برنامج مثل يونوفا للمنشآت بتعديل سير العمل من أجل الخروج بقوائم مختصرة وأكثر سلاسة وانسيابية. وبالمثل، تتجلى فائدة ذلك في اختيار المرشحين، وتوظيفهم، وإرسال خطابات عروض التعيين والعقود، إلى جانب إنشاء سجلات الموظفين الجدد وتأهيلهم.

2- إدارة الأداء والمواهب

أضِف الأتمتة إلى عملية تقييم الأداء السنوية عن طريق إنشاء نماذج قوالب لتسجيل الملاحظات على أداء الموظفين. ونتيجة لذلك ستحصل على تقارير تحليلية لأداء موظفي المنشأة لتحدد الاحتياجات التدريبية وفرص الترقيات المستقبلية.

3- الجدولة وإدارة الوقت

يمكن للمديرين المباشرين تنسيق أنماط العمل مع الفريق، وقبول طلبات الإجازات، وضمان وجود ما يكفي من العاملين لتغطية ضغط العمل في الساعات المزدحمة. حيث تستطيع تحقيق ذلك بسرعة وسهولة عن طريق المزايا المؤتمتة المتوفرة في برنامج يونوفا.

4- تحليل بيانات القوى العاملة

يمكن للمستخدمين الحصول على العديد من التقارير للاطلاع على مختلف الإحصاءات المهمة حول قوة العمل، واستخدام المعلومات لدعم استراتيجية إدارة الأفراد في المنشأة.